Das PARCAT System wurde mit mehreren Prozessen ausgestattet, die den Benutzern Zeit und Kosten sparen. Die wichtigsten Prozesse werden im Folgenden beschrieben.

Das PARCAT System ermöglicht das Abrufen von Artikelverzeichnissen einschließlich der wesentlichen Daten, wie Preise, Hersteller und zusätzliche Symbole aus den vom Kunden verwendeten externen Programmen (darunter ebenfalls SAP). Außerdem ist die Eingabe von Artikeln in das PARCAT System mit Hilfe der integrierten Benutzeroberflächen möglich.

Die einfachste und schnellste Methode der Dateneingabe ist die parametrische Beschreibung. PARCAT stellt mehrere Arten von Parametern, darunter Zahlen und Text, mit einzelnen oder mehrfachen Werten zur Verfügung. Zu jederzeit können neue Parameter hinzugefügt werden, um die verschiedenen Artikelgruppen zu beschreiben. Wenn sich die parametrische Beschreibung als zu formal erweist, ermöglicht PARCAT die Verwendung von traditionelleren Textformen.

Eine bequeme Form der Produktbeschreibung besteht in der Unterteilung in Gruppen. Eine Gruppe kann eine große Anzahl an Artikeln oder nur einen Artikel enthalten. Es empfiehlt sich, dass die Gruppen Artikel mit ähnlichen Eigenschaften enthalten, wodurch die erhaltene Beschreibung verständlicher wird. Zu jederzeit kann die Artikelbeschreibung um beliebige Bilder oder Abbildungen ergänzt werden.

Zu jeder beliebigen Zeit können HTML- oder PDF-Dateien generiert werden, die genaue Abbildung der auf der Webseite oder im gedruckten Katalog präsentierten Daten darstellen. Die Vorschau kann ebenfalls für die für den Druck vorbereiteten Kapitel durchführen. Die Erstellung der Vorschau dauert nur wenige Sekunden für eine Artikelgruppe oder höchstens einige Minuten für ein ganzes, selbst sehr umfangreiches Kapitel.

Das PARCAT System ist mit komplexen Lösungen ausgestattet, die eine Übersetzung der Daten in jede beliebige Sprache ermöglichen. Zu jederzeit kann eine neue Sprache hinzugefügt werden. Die Daten werden an den Übersetzer auf solch eine Art übertragen, die ein richtiges und eindeutiges Verständnis des zu übersetzenden Materials erlauben. Bei der Übersetzung sogar von nur einem Satz oder Wort erhält der Übersetzer immer die vollständige Artikelbeschreibung, wodurch die Möglichkeit von Irrtümern eingeschränkt wird. Die Organisation der Daten im PARCAT System bewirkt, dass die Übersetzung eines kurzen Fragments nur einmal erfolgt, insofern es immer die gleiche Eigenschaft beschreibt. Das System stellt ebenfalls Mechanismen zur Kontrolle der angefertigten Übersetzung zur Verfügung. Alle diese Werkzeuge bewirken, dass die Übersetzungen schnell und unter Einhaltung höchster Qualität ablaufen, und die Übersetzungskosten auf ein Minimum begrenzt werden.

Das PARCAT System ist mit Werkzeugen ausgestattet, die eine vollständig automatische Katalogzusammenstellung ermöglichen. Die (im PDF-Format) mit Hilfe der vom Benutzer gewählten Schablone generierten Dateien sind sofort druckfertig. Außer dem automatischen Satz besteht ein weiterer Vorteil des Systems in der Erstellung von Sprachversionen des Katalogs mit Hilfe von schwarzer Farbe. Dies bedeutet, dass mehrere Sprachversionen eines Katalogs gleichzeitig erstellt werden und jede Sprache in einer anderen Ebene abgelegt wird. Dies ermöglicht eine wesentliche Reduzierung der Druckkosten. Der erstellte Katalog kann ebenfalls Inhaltsverzeichnisse und Indexe enthalten. Der gesamte Prozess für die Vorbereitung eines druckfertigen Katalogs nimmt nur wenige Stunden in Anspruch.

Für den Bedarf von Webseiten ermöglicht PARCAT die Erstellung der Beschreibungen aller Artikel in Form von HTML-Dateien auf der Grundlage einer zuvor definierten Schablone. Darüber hinaus können die Artikel, Parameter sowie deren Werte in das XML-Format exportiert werden. Eine derart vorbereitete Datei stellt eine verständliche und eindeutige Aufzeichnung der Daten für Webmaster dar.

Für die meisten Firmen ist außer der ausführlichen Produktbeschreibung ebenfalls eine kurze Beschreibung in nur einem Satz wichtig. Diese Beschreibung befindet sich auf vielen Unterlagen, wie Angeboten, Rechnungen oder Etiketten. Das PARCAT System ermöglicht das Erstellen von automatischen Regeln für das Anlegen solcher Kurzbeschreibungen und stellt Mechanismen zur Verfügung, die einen regelmäßigen Export in die in der Firma verwendeten Systeme ermöglicht.

Mit einem Wort, das PARCAT System ermöglicht eine komplexe Verwaltung der Produktdaten. Schnell und eindeutig kann ein angebotenes Produkt beschrieben werden, unabhängig von der Anzahl und des Unterscheidungsgrades. Kostengünstig, jedoch die hohe Qualität aufrechterhaltend, können die eingegebenen Beschreibungen in jede beliebige Sprache übersetzt werden. Die auf solche Art vorbereiteten Beschreibung können zur Präsentation auf der Webseite, oder für den Druck von ein- oder mehrsprachigen Katalogen verwendet werden. Die Verkürzung der zum Satz des Katalogs benötigten Zeit sowie die Möglichkeit gleichzeitig Sätze in mehrere Sprachen anzufertigen, trägt zu wesentlichen Einsparungen bei. Das PARCAT System ermöglicht die Integration mit bereits in der Firma vorhandenen Programmen und den Austausch der erforderlichen Informationen.